המדדים העסקיים ויכולת החיזוי העסקי - סטטיסטיקות
בעלי עסקים רבים לא מבינים את החשיבות העצומה שיש לבניית מערכת המדדים העיסקיים - הסטטיסטיקות - של העסק, בכל תחנת ותחנה שלו, ובכך מפסידים המון במונחים של חוסר שליטה בעסק, אובדן יצור והכנסה ולעיתים קרובות תשלומים לא נכונים של משכורות.
הרעיון הוא פשוט. כל פעולה שלנו בעסק היא מדידה ואמורה להיות במעקב, בבקרה, ורשומה כך שנוכל לנתח אותה ולראות האם היא מביאה אותנו למקום שאנו רוצים להגיע, או לא.
איך זה עובד הלכה למעשה?
כדבר ראשון, יש להגדיר את התפקידים העיקריים (כובעים) ואת המוצרים ו/או הפעולות שהם מבצעים.
לדוגמא: עוזרת מנהל השיווק אחראית על שליחת ניוזלטר שבועי, פרסום פוסטים יומיים בפייסבוק ושליחת כרטיסי מועדון למצטרפים חדשים. עד כאן פשוט מאוד, אבל חשוב לבצע את זה ולראות שאכן ישנה הסכמה מלאה בינה ובין שאר הגורמים בחברה שאלו הם כובעים העיקריים שלה.
לאחר מכן אנו מוודאים שהכל מדיד:
על גבי טבלה, מכניסים את הפעולות אשר בוצעו על בסיס יומי ומסכמים אותן לסך פעילות שבועית, וזאת היא הסטטיסטיקה השבועית. כעת ניתן להעלות אותה על גבי גרף ויזואלי (חשוב מאוד) של סטטיסטיקה, ובסופו של תהליך זה אמור להראות בערך כך:
עכשיו ניתן לראות באמת מה נעשה ולנתח את הפעילות ביחס לעצמה וביחס לפעילויות העיסקיות האחרות, נאמר, מול ההכנסות או כמות הפניות שהתקבלו, ולמצוא האם ניתן לזהות קורולציה כלשהי (התאמה) הינהן. לעיתים נראה שישנה התאמה עם שהייה של שבוע (עקב משך הזמן שלוקח לפוסט להיות ויראלי, לדוגמא), וזה יתן לנו אינדיקציה מעולה ומבט על העתיד לגבי ההכנסה והעסק שלנו.
כך בעצם אנו יכולים לראשונה לחזות באופן מושלם מה הולך לקרות בזמן הקרוב והרחוק, ולדעת לחזק את זה או למנוע הדרדרות חלילה.
עכשיו חישבו על כך שכל בעל תפקיד בעסק עובד בצורה שכזאת, בשליטה מלאה ובשקיפות טובה לגבי הפעילות שלו והתוצאות.
וכך, על ידי ניתוח זריז של הגרף הזה מראה שהפעילות במגמת ירידה לאורך 3 חודשים, ומאחר וכבר גילינו שהיא משפיעה על ההכנסה, כדאי שנמצא למה ונעבוד לשפר ולהעלות את התפוקה, למען ההכנסה העתידית של העסק.
זוהי שיטת ניהול ובקרה האלמנטרית בכל עסק, קטן כגדול, והיא קריטית להצלחתו, אשר בלעדיה אנו עובדים פעמים רבות כעיוורים, מונחים על ידי התחושות שלנו איך הדברים כנראה קורים, בלי נתונים מדוייקים, וכך מתפספסים אלמנטים רבים בניהול העסק.
אז איך לעשות את זה?
פשוט מאוד. לאחר הגדרות התפקידים הבכירים בעסק (תמיד מתחילים מלמעלה) וניסוח של עיקר האחריות שלהם, מתחילים במדדים העיקריים אשר קריטיים בכל עסק:
1. סך הפניות - מתעניינים - לידים.
2. סך סגירות - בש"ח.
3. סך קבלות - כסף בקופה - Money in the box
4. סך חשבוניות - שווי העבודה שבוצעה
5. סך עבודות שהסתיימו.
עכשיו, מלקטים נתונים אחורה לפחות 3 חודשים, כך שתהיה לנו תמונה טובה, ומוודאים שהשיטה נשמרת קדימה. נפגשים פעם בשבוע ומסתכלים בתמונות המצב הכוללת ומחליטים על פעולות שיביאו לגדילה בשבוע הבא. כמובן שיש עוד הרבה מה לומר בנושא, ואפילו ישנן נוסחאות מדוייקות ליישום למען גדילה, אך זה כבר נושא לכתבה אחרת.
מובטח לך שהסדר הארגוני הפשוט הזה ישנה לך את כל ההסתכלות על העסק ותרגיש הרבה יותר בשליטה ונכון לפעולה. נשמח לשמוע את התוצאות!